به نقل از verywellmind، تلاش برای هماهنگی میان وظایف شغلی، حفظ روابط اجتماعی، و رسیدگی به امور شخصی مانند تغذیه سالم، می تواند به راحتی فرد را در آستانه فرسودگی قرار دهد.

در چنین شرایطی، ماتریس آیزنهاور به عنوان یک ابزار کاربردی در حوزه بهره وری، می تواند به ساماندهی امور و کاهش آشفتگی ذهنی کمک کند.

ماتریس آیزنهاور (که با نام های روش آیزنهاور، ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور، یا ماتریس فوریت و اهمیت نیز شناخته می شود) ابزاری برای اولویت بندی وظایف بر اساس میزان اهمیت و فوریت آن هاست.

این روش برگرفته از سبک مدیریتی دوایت آیزنهاور، رییس جمهور پیشین ایالات متحده، است که جمله معروفی از او مبنای این ماتریس قرار گرفته:

آنچه مهم است، به ندرت فوری است؛ و آنچه فوری است، به ندرت مهم است.

بر اساس این رویکرد، ابتدا فهرستی از وظایف تهیه می شود و هر مورد بر اساس دو معیار مهم یا غیرمهم و فوری یا غیرفوری رتبه بندی می گردد. این دسته بندی به فرد کمک می کند تا تشخیص دهد کدام وظایف باید در اولویت قرار گیرند.

وظایف پس از رتبه بندی، در چهار دسته یا ربع قرار می گیرند:

- انجام بده (مهم و فوری):

وظایفی که هم مهم اند و هم فوری، باید در اولویت قرار گیرند. مانند تحویل پروژه ای که تا یک ساعت دیگر موعد دارد یا تعمیر لوله ای که نشتی دارد و ممکن است خسارت وارد کند.

- برنامه ریزی کن (مهم ولی غیرفوری):

وظایفی که اهمیت دارند اما فوریت ندارند، می توانند برای زمان مناسب تری برنامه ریزی شوند. مانند خرید هدیه تولد برای دوست تان که ماه آینده تولد دارد.

- واگذار کن (فوری ولی غیرمهم):

وظایفی که باید سریع انجام شوند اما لزوماً نیاز به انجام توسط خود فرد ندارند. مانند چمن زنی که می توان آن را به یکی از اعضای خانواده سپرد.

- حذف کن (نه مهم، نه فوری):

وظایفی که نه اهمیت دارند و نه فوریت، و صرفاً موجب اتلاف وقت می شوند. مانند گشت وگذار بی هدف در شبکه های اجتماعی یا تماشای برنامه ای که علاقه ای به آن ندارید.

شایان ذکر است که برخی وظایف ممکن است با تغییر شرایط میان ربع ها جابه جا شوند؛ برای مثال، ویزیت پزشک در حالت عادی قابل برنامه ریزی است، اما در صورت بروز علائم بیماری باید در اولویت قرار گیرد.

مزایای ماتریس آیزنهاور در کاهش استرس

استفاده از این ماتریس می تواند مزایای متعددی در صرفه جویی زمان و انرژی داشته باشد و در نتیجه به کاهش استرس کمک کند:

- تمرکز بر اولویت ها:

با شناسایی وظایف مهم، از اتلاف وقت جلوگیری می شود و فرد ابتدا به امور حیاتی می پردازد.

- ایجاد وضوح ذهنی:

در شرایطی که حجم کار زیاد است، این ماتریس به فرد کمک می کند تا وظایف را دسته بندی کرده و از سردرگمی رهایی یابد.

- افزایش بهره وری:

با داشتن برنامه ای مشخص، زمان کمتری صرف تصمیم گیری و زمان بیشتری صرف اجرا می شود.

- تشویق به واگذاری وظایف:

یادآوری این نکته که همه کارها را نباید خودتان انجام دهید، و واگذاری امور غیرضروری به دیگران، موجب آزادسازی زمان می شود.

- حذف عوامل حواس پرتی:

با شناسایی وظایف کم اهمیت، تمرکز فرد بر فعالیت های ارزشمند افزایش می یابد.

توصیه های کاربردی برای استفاده مؤثر

- برای وظایف برنامه ریزی شده زمان مشخصی در نظر بگیرید.

- وظایف قابل واگذاری را به افراد مناسب بسپارید.

- فعالیت های بی ارزش را از فهرست حذف کنید.

- ماتریس را در طول روز یا هفته مرور و به روزرسانی کنید.

اشتباهات رایج در استفاده از ماتریس

با وجود کارآمدی این ابزار، برخی چالش ها ممکن است در مسیر استفاده از آن بروز کنند:

- دسته بندی نادرست وظایف:

گاهی فشارهای بیرونی باعث می شوند وظایف غیرمهم، فوری به نظر برسند. پرسش از خود درباره پیامدهای عدم انجام وظیفه در همان روز می تواند راهگشا باشد.

- صرف زمان بیش ازحد برای تحلیل:

افراد کمال گرا ممکن است زمان زیادی صرف دسته بندی وظایف کنند. تعیین محدودیت زمانی (مثلاً 15 دقیقه) برای این کار توصیه می شود.

- نادیده گرفتن وظایف مهم ولی غیرفوری:

این وظایف اغلب به تعویق می افتند و در نهایت موجب استرس می شوند. تعیین زمان مشخص در تقویم برای انجام آن ها ضروری است.

- واگذار نکردن وظایف:

احساس گناه یا عدم اعتماد به دیگران ممکن است مانع واگذاری شود. انتخاب فرد مناسب و توضیح دقیق وظیفه، راه حل این مشکل است.

- حذف نکردن وظایف بی ارزش:

وابستگی به وظایف کم اهمیت به دلیل عادت یا حس موفقیت کاذب، مانع حذف آن ها می شود. تشخیص بی ارزشی این وظایف و جایگزینی با فعالیت های معنادار ضروری است.

- وقفه های غیرمنتظره:

زندگی پر از اتفاقات پیش بینی نشده است. انعطاف پذیری و در نظر گرفتن زمان های اضطراری در برنامه ریزی، از اهمیت بالایی برخوردار است.

در نهایت، هدف همه ما این است که به جای تلاش بی پایان برای رسیدن به کارها، با آرامش و آگاهی زمان و انرژی خود را مدیریت کنیم.

ماتریس آیزنهاور شاید تمام استرس ها را از بین نبرد، اما قطعاً می تواند احساس کنترل و تسلط بیشتری بر امور روزمره به ما بدهد.